5月15日晚上九点，山东理工大学英语协会于12号教学楼105教室举行词王争霸赛宣传部署会议。参加会议人员有:英协会长司畅、副会长、各部门部长、副部长及全体骨干。
首先，全体成员到会签到。然后，会议正式开始，会长司畅对比赛进行简要说明，比赛形式分为个人赛和团队赛，比赛内容为:英协播放无字幕的英文视频，参赛选手听出单词并答对即为得分，比赛奖项为校级证书。然后，会长对各部门的任务做了详细分配。具体有:文化社负责搜集英文视频并去掉字幕用于比赛，宣传部负责做微信宣传并统计微信报名情况，口语社准备用英文主持比赛，秘书处负责宣传期间每天汇总通过各种形式报名的名单，外联部负责拉赞助费等。随后，会长宣布5月17日到5月19日（周三到周五）于第一餐厅到第四餐厅附近派发宣传单页，每三个部门负责一个餐厅，第一、二餐厅，第三餐厅都派发1600份，第四餐厅800份并分配了每天各餐厅的负责人。最后，各部门部长汇报上月各自部门的任务完成情况并对之后的工作目标简要说明。
此次会议就英协之前的任务做了总结，对新活动的举办做了部署，各部门任务分配清晰，任务目标明确，计划详细，有利于活动顺利展开
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